Der Z-PromptX E-Mail Assistent verbindet dein E-Mail Postfach mit deiner lokalen KI, die beim Schreiben von Antworten hilft. Die meisten Einstellungen werden einmal eingetragen und bleiben dann so. Trotzdem ist es gut zu wissen, wofür die einzelnen Felder da sind. So findest du dich schneller zurecht und vermeidest unnötige Fehler.
Die E-Mail Kontodaten
Oben links wählst du zuerst das passende E-Mail Konto aus. Rechts daneben steht die interne Bezeichnung, zum Beispiel für den Kundendienst. Das hilft nur bei der Zuordnung, damit du weißt, welches Konto gerade bearbeitet wird.
Mit IMAP-Server, Port und SSL/TLS legst du fest, wie das Programm deine E-Mails abruft. Diese Daten bekommst du normalerweise von deinem Mailanbieter oder vom IT-Admin deiner Firma. In der Praxis werden diese Felder meist einmal korrekt eingetragen und danach nicht mehr geändert.
In Benutzername und Passwort kommen deine Zugangsdaten. Oft ist der Benutzername einfach die vollständige E-Mail Adresse.
Im Feld Postfach steht meistens INBOX. Das ist der normale Posteingang. Nur wenn dein Anbieter einen anderen Namen verwendet, musst du hier etwas anpassen.
Das „Abruf-Limit“ bestimmt, wie viele Nachrichten auf einmal geladen werden. Für den Alltag reicht ein mittlerer Wert völlig aus. Du musst hier also nicht besonders hoch gehen.
Der SMTP-Port und die Absender E-Mail gehören zum Versand. Darüber verschickt das Programm später die Antworten. Auch diese Angaben bleiben nach der Einrichtung meistens unverändert.
Ordner für die Bearbeitung
Darunter legst du fest, was nach der Bearbeitung mit einer E-Mail passieren soll. Dafür gibt es den Antwort-Ordner, den Junk-Ordner und den Trash-Ordner. So bleibt dein Postfach sauber und bearbeitete Nachrichten liegen nicht weiter im normalen Eingang herum. Im Antwort-Ordner landen Mails, die schon verarbeitet wurden. Im Junk-Ordner kannst du unerwünschte oder unbrauchbare Nachrichten ablegen. Im Trash-Ordner landen gelöschte Mails.
Mit der Schaltfläche Ordner laden holt das Programm die vorhandenen Ordner direkt von deinem E-Mail Server. Das ist praktisch, wenn du den genauen Ordnernamen nicht auswendig weißt.
Die E-Mail Signatur
Im Bereich „E-Mail Signatur“ trägst du den Text ein, der automatisch an ausgehende Antworten angehängt werden soll. Das können zum Beispiel Telefonnummer, Geschäftszeiten oder ein kurzer Hinweis auf den Support sein.
Die KI Einstellungen
Rechts im Fenster beginnt der Bereich für die KI. Bei „KI-Anbieter“ wählst du aus, womit der Assistent arbeiten soll. Je nach Einrichtung kann das eine lokale KI wie Ollama sein oder ein externer Dienst wie Claude. Wenn du gar keine KI verwenden willst, kannst du mit deinen gespeicherten Antwortvorlagen arbeiten.
Unter KI-Modell legst du das genaue Modell fest. Wenn hier schon ein Modell eingetragen ist und alles funktioniert, lässt du diese Einstellung am besten einfach so. Mit „Modelle laden“ kannst du die Liste der gespeicherten KI-Modelle aktualisieren, falls neue Modelle dazugekommen sind.
Das Feld „Claude API-Key“ brauchst du nur dann, wenn Claude als Anbieter verwendet wird. Bei einer lokalen Lösung wie Ollama bleibt dieses Feld leer. Claude ist im Setup, weil es bei der Entwicklung als Referenz-Model genutzt wurde.
So steuert du das Verhalten der KI
Mit Kreativität bestimmst du, wie frei die KI formulieren darf. Für Support und Kundenkommunikation sind niedrige Werte (0 bis 0.05) meist die bessere Wahl. Die Antworten bleiben dann ruhiger, sachlicher und gleichmäßiger.
Das Textgedächtnis legt fest, wie viel Inhalt die KI gleichzeitig verarbeiten kann. Dazu gehören die eingegangene E-Mail, zusätzliche Hinweise und die spätere Antwort. Für normale Supportfälle reicht eine mittlere Einstellung in der Regel aus.
Die Antwortlänge bestimmt, wie ausführlich die Antwort werden darf. Für den Alltag passt oft die mittlere Einstellung. Kurz eignet sich für knappe Rückmeldungen, länger eher für Fälle mit etwas mehr Erklärungsbedarf.
Der System-Prompt
Der System-Prompt ist die Starteinstellung für den Email Assistenten. .
Die Schaltflächen unten
Mit Verbindung testen prüfst du, ob das Postfach erreichbar ist und die Zugangsdaten stimmen. Das ist meist der erste Schritt, wenn beim Abruf etwas nicht funktioniert. Über Filter kommst du zu den Regeln für die automatische Verarbeitung. Dort lässt sich festlegen, welche Nachrichten besonders behandelt oder aussortiert werden sollen.
In der Spam-Liste verwaltest du Absender, die der Assistent ignorieren oder anders behandeln soll. Das hilft vor allem dann, wenn immer wieder ähnliche unerwünschte Mails auftauchen.
Mit Beenden speicherst du die Einstellungen. Mit Abbrechen verlässt du das Fenster ohne die letzten Änderungen zu übernehmen.
Diese Einstellungen änderst du bei Bedarf selbst
Im Alltag musst du meistens nur wenige Felder anfassen. Dazu gehören vor allem Passwort, Ordner, Signatur und je nach Arbeitsweise auch der KI-Anbieter. Dinge wie Serveradresse, Ports, Modell oder System-Prompt bleiben nach der Ersteinrichtung oft unverändert.
Am einfachsten ist es, nur das zu ändern, was wirklich nötig ist. Dann läuft der KI E-Mail Assistent sauber weiter und du musst dich nicht jedes Mal neu einarbeiten.