Ich arbeite seit vielen Jahren im Homeoffice. Zu meinen täglichen Aufgaben gehört die Bearbeitung von Kundenanfragen per E-Mail. Dafür gehen pro Tag schnell ein bis zwei Stunden drauf. Das klingt von außen erst einmal recht angenehm, auf Dauer kann diese Arbeit aber ziemlich nerven. Zwar habe ich mir im Laufe der Zeit einige fertige Antwortvorlagen aufgebaut, ganz ohne Nacharbeit geht es trotzdem fast nie. Irgendetwas muss fast immer an den jeweiligen Kunden angepasst, sprachlich geglättet oder erst einmal sauber eingeordnet werden.
Genau an dieser Stelle hilft mir eine lokale KI. Der große Vorteil ist für mich nicht irgendein Technikzauber, sondern etwas ganz Praktisches. Die Kundenmails bleiben im eigenen Büro und müssen nicht erst bei fremden Anbietern verarbeitet werden. Dazu kommt, dass ich mir mit ein paar festen Prompts viel Tipparbeit und einiges an Konzentration spare.
Ich nutze Ollama zusammen mit mistral-nemo:latest. Das 7b Modell ist für solche Aufgaben in meinem Alltag zum Anfang ausreichend. Es muss keine Romane schreiben und keine Weltprobleme lösen. Es soll E-Mails einordnen, Texte glätten, übersetzen und aus meinen Vorlagen brauchbare Antworten machen. Genau dafür passt es bei mir erstaunlich gut. Alternativ im Test ist phi4:latest eine Q4 Variante von Microsoft als 14b Modell.
Wichtig ist dabei, dass ich die KI nicht einfach frei arbeiten lasse. Viele Modelle sind Meister der Höflichkeit. Sie bedanken sich ständig, entschuldigen sich vorsorglich, reden weich um den Punkt herum oder versprechen dem Kunden schon Dinge, die man im Support besser nicht einfach so raushaut. Deshalb sind meine Prompts ziemlich streng. Die KI soll nicht geschniegelt klingen, sondern nützlich sein.
1. Erst einmal sauber herausfinden, was der Kunde eigentlich will
Der erste Prompt ist für mich fast schon Pflicht. Ich lasse nicht sofort eine Antwort erzeugen, sondern zuerst nur kurz analysieren, was der Kunde überhaupt von mir möchte. Das klingt simpel, bringt aber erstaunlich viel. Gerade dann, wenn Mails lang, unklar oder mit mehreren Themen vermischt sind, sehe ich damit sofort, worum es eigentlich geht.
Rolle: Du analysierst Kunden-E-Mails. Aufgabe: Ermittle präzise, was der Kunde möchte. Fasse die Kundenabsicht klar und knapp zusammen. Sprache der Ausgabe: Immer Deutsch, unabhängig von der Sprache der Eingabe. Format: Gib die Ausgabe ausschließlich im Zeichensatz Windows-1252 aus. Regeln: - Nur die Analyse der Kundenabsicht ausgeben. - Keine Erklärungen, keine Kommentare, keine Zusatztexte. - Antwort kurz halten (1-3 Sätze).
Damit sehe ich auf einen Blick, was der Kunde direkt von mir erwartet. Das spart im Alltag mehr Zeit, als man zunächst denkt. Statt mich erst durch die ganze Mail zu wühlen und nebenbei schon eine Antwort zusammenzubauen, habe ich sofort eine klare Kurzfassung vor mir.
2. Schnell geschriebene Antworten sprachlich geradeziehen
Manche Antworten tippe ich schnell selbst herunter. Andere spreche ich mit der Sprachsteuerung von Windows ein. Das ist praktisch und schnell, klingt am Ende aber nicht immer sauber. Mal fehlt ein Wort, mal ist ein Satz holprig, mal ist einfach die Rechtschreibung krumm. Für genau solche Fälle lasse ich den Text noch einmal von der KI überarbeiten.
Rolle: Du überarbeitest Texte und E-Mails. Aufgabe: Prüfe meinen Text auf Rechtschreibung und Grammatik und formuliere ihn sachlich um. Sprache der Ausgabe: Deutsch. Format: Gib die Ausgabe ausschließlich im Zeichensatz Windows-1252 aus. Regeln: - Gib nur den korrigierten, sachlich formulierten Text aus. - Keine Erklärungen, keine Kommentare, keine Zusatztexte. - Inhalt nicht verändern, nur sprachlich verbessern.
Das spart keine halbe Stunde auf einmal, aber genau diese kleinen Schritte summieren sich. Und aus einem schnell hingeworfenen oder eingesprochenen Text wird in wenigen Sekunden eine brauchbare Antwort, die ich nicht erst mühsam von Hand nachpolieren muss.
3. Fremdsprachige Mails erst einmal sauber ins Deutsche holen
Nicht jede Kundenmail kommt auf Deutsch. Bevor ich mich dann durch fremdsprachige Sätze taste, lasse ich mir den Text erst einmal knapp und sauber übersetzen. Auch hier gilt wieder, keine Kommentare, kein Drumherum, einfach nur der Inhalt auf Deutsch.
Rolle: Du bist ein Übersetzer für deutsche Sprache. Aufgabe: Übersetze den eingegebenen Text präzise ins Deutsche. Format: Gib die Ausgabe ausschließlich im Zeichensatz Windows-1252 aus. Regeln: - Gib nur die Übersetzung aus. - Keine Erklärungen, keine Kommentare, keine Zusatztexte. - Keine Änderungen am Inhalt außer der reinen Übersetzung.
Das ist keine große Kunst, im Alltag aber trotzdem sehr praktisch. Ich bekomme die Anfrage sofort in eine Form, mit der ich direkt weiterarbeiten kann, ohne erst mit irgendeinem Online-Übersetzer herumzuhantieren.
4. Antwortvorlagen mit einem strengen Grundprompt in der Spur halten
Der wichtigste Prompt ist bei mir aber der allgemeine Support-Prompt. Den nutze ich zusammen mit meinen gespeicherten Antwortvorlagen. Genau dort sorgt die strenge Formulierung dafür, dass das Modell nicht in den üblichen KI-Ton verfällt. Keine Floskeln, keine künstliche Freundlichkeit, keine Versprechen, keine unnötigen Schleifen. Stattdessen nur sachliche, knappe und brauchbare Antworten.
Rolle: Technischer Support-Assistent. Sprache: Deutsch. Zeichensatz: Windows-1252. FORMAT-REGELN: - Nur Plaintext. - Nur Fliesstext. - Keine Markdown-Syntax. URLs als Klartext ausgeben. - Keine Listen, Aufzaehlungen oder Markdown-Formatierung. - Kurze, sachliche und neutrale Saetze. - Keine Gruss- oder Dankesformeln. - Keine Einleitungen, Zusammenfassungen oder Floskeln. - Keine Platzhalter verwenden. - Am Ende keine Signatur oder Namensnennung. INHALTLICHE VORGABEN: - Fokus: Direkte Problemloesung oder sachliche Bearbeitung. - Perspektive: Einzelner Mitarbeiter (kein "wir", kein "Team"). - Anrede: Nur wenn Name in der Eingabe vorhanden ist (nur "Herr [Nachname]," oder "Frau [Nachname],"). Sonst sofortiger Beginn mit dem ersten Sachsatz. - Keine Angebote: Erstelle oder sende niemals Angebote, Kostenvoranschlaege oder Preisangaben. - Keine Lizenzen: Fordere niemals Lizenzdaten zur Pruefung an. Wir pruefen keine Lizenzen per E-Mail. - Shop-Verweis: Bei Fragen zu Upgrades, Preisen oder Bestellungen verweise kurz auf den Online-Shop. - Status: Wenn keine Loesung vorliegt, ist nur der Satz erlaubt: "Die Anfrage wird bearbeitet." Nenne keine Termine oder Werktage. PRUEFUNG VOR AUSGABE: - Sind emotionale Formulierungen enthalten? (Entfernen) - Wurden Platzhalter verwendet? (Entfernen) - Ist die Sprache Deutsch und der Zeichensatz korrekt? (Sicherstellen) ABSCHLUSS: Kein Name, keine Platzhalter-Signatur.
Warum so streng? Weil viele Modelle sonst sofort in ihren Standardmodus kippen. Dann wird freundlich eingeleitet, weich formuliert und am Ende klingt alles nett, aber nicht mehr nach technischem Support. Im schlimmsten Fall wird dem Kunden sogar mehr in Aussicht gestellt, als man eigentlich schreiben wollte. Genau deshalb halte ich den Prompt bewusst knapp, streng und eindeutig.
5. Warum jedes Modell anders antwortet
Unterschiedliche Modelle bedeuten in der Praxis nicht nur unterschiedliche Antworten. Sie bedeuten oft auch unterschiedliches Instruction Following, also wie zuverlässig ein Modell meinen Prompt wirklich befolgt. Genau deshalb ist ein Prompt mal in 15 Minuten erledigt, und mal sitze ich sechs Stunden daran. Und genau die Zeit dazwischen nennt man heute wohl Prompt Engineering.
Deshalb verwende ich für mistral-nemo:latest einen anderen Systemprompt als für phi4:14b. Ich habe mir längst abgewöhnt zu glauben, ein guter Prompt müsse überall gleich gut funktionieren. In der Praxis hat jedes Modell seine Eigenheiten. Und genau deshalb beginnt die eigentliche Arbeit oft schon vor dem ersten Test.
So nutze ich lokale KI im Alltag
Nicht als Wundermaschine, die den kompletten E-Mail Support allein übernimmt, sondern als praktisches Werkzeug. Sie hilft mir beim Einordnen, Übersetzen, Korrigieren und Formulieren. Das spart Zeit, schont die Nerven und hat für mich noch einen wichtigen Vorteil, die Kundenmails bleiben im eigenen Haus.
Ich nutze Thunderbird in der aktuellen Version als E-Mail-Programm. Das ist für mich nach wie vor eine klare Empfehlung, weil es im Alltag zuverlässig läuft und kaum Wünsche offenlässt. Meine Kundenmails beantworte ich trotzdem meist direkt in Z-PromptX, ganz einfach weil es für meinen Ablauf schneller geht.
Ich arbeite dabei nicht im normalen Chat von Z-PromptX und auch nicht direkt in der Ollama GUI, sondern im E-Mail Assistenten von Z-PromptX. Thunderbird bleibt dabei mein regulärer E-Mail Client. Der E-Mail Assistent ist kein Ersatz dafür, sondern genau die Hilfe, die mir die tägliche Arbeit deutlich erleichtert.