Aufgabe des Fensters
Der Z-EmailX Assistent dient zur Bearbeitung von E-Mails mit Unterstützung durch Vorlagen und KI. Das Fenster ersetzt keinen vollständigen E-Mail-Client. Es ist darauf ausgelegt, wiederkehrende Kundenanfragen schneller zu prüfen, zu analysieren und daraus eine passende Antwort zu erstellen.
Die E-Mails werden aus dem gewählten IMAP-Postfach geladen. Danach kann eine Mail gelesen, analysiert, verschoben, als Spam behandelt oder für eine Antwort vorbereitet werden.
Bildschirmaufteilung
Das Fenster ist in drei Hauptbereiche aufgeteilt.
1. Obere Leiste
Oben wird das aktive E-Mail-Konto angezeigt. Daneben steht der aktuell verwendete KI-Anbieter, zum Beispiel Ollama. Links in der oberen Bedienzeile befindet sich die Ordnerauswahl. Hier wird der IMAP-Ordner gewählt, zum Beispiel INBOX. Daneben befindet sich die Kontoauswahl. Damit kann zwischen eingerichteten E-Mail-Konten gewechselt werden.
Die Schaltflächen in der oberen Leiste haben folgende Aufgaben:
Abrufen
Lädt die E-Mails aus dem gewählten IMAP-Ordner. Es werden zunächst die Kopfzeilen geladen. Der Inhalt einer Mail wird erst geladen, wenn die Mail ausgewählt wird.
Spam
Markiert die ausgewählte Mail als Spam und verschiebt sie in den eingerichteten Junk-Ordner. Je nach Ablauf kann der Absender zusätzlich in die Spam-Liste übernommen werden.
Verschieben
Verschiebt eine oder mehrere markierte Mails in einen anderen IMAP-Ordner. Vor dem Verschieben wird der Zielordner ausgewählt.
Vorlagen
Öffnet die Verwaltung der Antwortvorlagen. Dort können Textbausteine und Vorlagen gepflegt werden, die später für Antworten oder die KI-Auswahl verwendet werden.
Prompt-Editor
Öffnet den Prompt-Editor. Dort werden die Systemanweisungen und Prompt-Vorgaben bearbeitet, mit denen die KI arbeitet.
Löschen
Verschiebt die markierte Mail in den Papierkorb beziehungsweise den eingerichteten Trash-Ordner. Vor dem Löschen erfolgt eine Rückfrage.
2. Linker Bereich: E-Mail-Liste
Links befindet sich die Liste der geladenen E-Mails.
Die Liste zeigt unter anderem:
S
Status der Mail, zum Beispiel gelesen oder ungelesen.
Betreff
Betreff der Mail. In der Analyseansicht können hier zusätzlich KI-Informationen oder Stichpunkte angezeigt werden.
Datum
Datum der E-Mail.
A
Hinweis auf vorhandene Anlagen.
Durch Anklicken einer Mail wird deren Inhalt geladen und im rechten Bereich angezeigt. Wenn mehrere Mails markiert sind, gelten einige Aktionen für alle markierten Mails, zum Beispiel Verschieben oder Löschen.
Zwischen Mail-Liste und Anzeigebereich befindet sich ein Trennbalken. Damit kann die Breite der Mail-Liste verändert werden.
3. Rechter Bereich: Mailanzeige
Rechts wird die aktuell ausgewählte E-Mail angezeigt.
Oben stehen die wichtigsten Kopfdaten:
Von
Absender der Mail.
An
Empfänger der Mail.
Betreff
Betreff der Mail.
Darunter befindet sich der eigentliche Anzeigebereich für den Mailinhalt.
Anzeige
Schaltet zwischen HTML-Anzeige und Textanzeige um. Die HTML-Ansicht zeigt die Mail so nah wie möglich an der Originaldarstellung. Die Textansicht zeigt den bereinigten Textinhalt.
Untere Bedienleiste
Die untere Leiste enthält Funktionen für Konfiguration, Analyse, Antworterstellung und allgemeine Bearbeitung.
Einstellungen
Öffnet die E-Mail- und KI-Konfiguration. Dort werden Konten, IMAP, SMTP, KI-Anbieter, Modell und weitere Einstellungen verwaltet.
Analyse
Schaltet die Mailliste in die KI-Analyseansicht. Dabei werden die geladenen Mails analysiert und mit Absicht beziehungsweise Stichpunkten angezeigt. Nach dem Umschalten ändert sich die Schaltfläche auf Postfach, damit wieder zur normalen Postfachansicht gewechselt werden kann.
Copy
Kopiert die ausgewählte Mail in ein anderes eingerichtetes IMAP-Konto. Dabei wird ein Zielkonto ausgewählt.
Anlage
Lädt die vollständige Mail, speichert vorhandene Anlagen im Download-Ordner und öffnet sie mit der unter Windows eingerichteten Standardanwendung.
Filtern
Wendet die eingerichteten E-Mail-Filter auf das aktuelle Postfach an. Mails können dadurch automatisch in Zielordner verschoben werden.
Prompt
Wählt die Prompt-Vorgabe aus, mit der die KI die Antwort erzeugen soll.
KI-Antwort
Erzeugt mit dem gewählten KI-Anbieter eine Antwort zur aktuell ausgewählten Mail. Während die KI arbeitet, kann die Schaltfläche als Abbrechen erscheinen. Die erzeugte Antwort wird anschließend für die weitere Bearbeitung verwendet.
Antworten
Öffnet den Antwortdialog für die ausgewählte Mail. Wenn bereits eine KI-Antwort erzeugt wurde, wird diese als Grundlage übernommen. Ohne KI-Antwort wird eine manuelle Antwort vorbereitet.
Neu
Öffnet den Antwortdialog für eine neue E-Mail ohne Bezug auf eine ausgewählte Nachricht.
Beenden
Schließt das Fenster. Falls zusätzliche E-Mail-Fenster geöffnet sind, werden diese ebenfalls geschlossen.
Statuszeile
Unten links befindet sich die Statusanzeige. Dort erscheinen Hinweise zum aktuellen Vorgang, zum Beispiel:
- Bereit.
- Verbinde…
- Lade Mails…
- Postfach ist leer.
- KI-Analyse Ansicht.
- Mail(s) verschoben.
- Fehler beim Verbinden.
Die Statuszeile ist wichtig, weil viele Vorgänge mit dem Mailserver oder der KI einige Sekunden dauern können.
Typischer Arbeitsablauf
Zuerst wird das gewünschte Konto und der gewünschte Ordner ausgewählt. Danach werden die Mails mit Abrufen geladen. Anschließend wird eine Mail in der Liste markiert. Der Inhalt erscheint im rechten Bereich. Über Anzeige kann zwischen HTML und Text gewechselt werden.
Bei Bedarf wird Analyse verwendet, um die Liste nach KI-Einschätzung übersichtlicher darzustellen.
Für eine Antwort wird ein passender Prompt gewählt. Mit KI-Antwort wird ein Antwortvorschlag erzeugt. Über Antworten wird der Antwortdialog geöffnet und die Antwort kann geprüft, geändert und versendet werden.
Nicht benötigte Mails können gelöscht, verschoben oder als Spam behandelt werden. Anlagen können über Anlage geöffnet werden.
Hinweise
Eine Mail muss zuerst ausgewählt sein, bevor Aktionen wie Antworten, KI-Antwort, Anlage, Copy, Spam, Verschieben oder Löschen sinnvoll ausgeführt werden können. Die KI-Antwort hängt von der gewählten Prompt-Vorgabe, dem eingerichteten KI-Anbieter und dem gewählten Modell ab.
Die Analyseansicht verändert nicht die E-Mails. Sie ändert nur die Darstellung der Liste. Löschen bedeutet in diesem Fenster das Verschieben in den eingerichteten Papierkorb-Ordner. Die Mail wird nicht direkt endgültig entfernt.
Spam verschiebt die Mail in den eingerichteten Junk-Ordner. Je nach Einstellung kann der Absender zusätzlich für spätere Prüfungen vorgemerkt werden.